Patto Etico

Indice

Introduzione

1.1 La Società 1.2 Destinatari del codice 1.3 Reperibilità

 

1 INTRODUZIONE

1.1 La Società

1.2 Destinatari del Codice 

1.3 Reperibilità

2. PRINCIPI DEL CODICE

2.1 Trasparenza

2.2 Correttezza, integrità e imparzialità 

2.3 Rispetto della persona e dei diritti umani

2.4 Rispetto del patrimonio aziendale

2.5 Tutela dell’ambiente

3. RAPPORTI ESTERNI

3.1 Rapporti con i clienti

3.2 Rapporti con i fornitori 

3.3 Rapporti con la pubblica amministrazione

3.4 Rapporti con i canali di informazione

3.5 Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

3.6 Regali, gratuità e omaggi

3.7 Anticorruzione e antiriciclaggio

3.8 Conflitto di interessi

4. POLITICA DEL PERSONALE

4.1 Selezione e assunzione del personale

4.2 Gestione del personale 

4.3 Sicurezza e salute del personale sul luogo di lavoro

4.4 Whistleblowing e segnalazioni di illeciti

5. TRASPARENZA CONTABILE E FINANZIARIA

5.1 Controlli interni

5.2 Tracciabilità delle operazioni

6. RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI

6.1 Riservatezza delle informazioni

6.2 Protezione dei dati 

7. CONTROLLO, SEGNALAZIONI E SANZIONI

7.1 Controllo sull’applicazione del Codice

7.2 Segnalazioni sulla violazione del Codice

7.3 Sanzioni applicabili

8. VALIDITÀ E AGGIORNAMENTO DEL CODICE

8.1 Entrata in vigore

8.2 Policy di aggiornamento

1. Introduzione

 

1.1 La Società 

Adamantia Group, definita “Società” o “Gruppo”, è un gruppo costituito dalle aziende facenti parte della rete di impesa denominata Adamantia Group: Adamantia Group Srl, Centro Sistemi Parsec Srl e EDP Florence Srl. Il gruppo è specializzato nella fornitura di soluzioni tecnologiche nel settore B2B in particolare per quanto concerne: software gestionali ERP, software di business intelligence, software per la gestione HR, soluzioni cloud, infrastrutture di rete e hardware. 

Con il presente documento, Adamantia Group si impegna ad agire secondo valori e principi di trasparenza, correttezza ed eticità nei confronti della propria organizzazione interna, ma anche verso attori esterni con cui si intrattengono rapporti.

L’impegno si ritiene reciproco nell’osservanza da parte di tutti gli operatori interni e/o esterni al Gruppo dei valori enunciati nel presente Codice Etico. 

1.2 Destinatari del Codice

Il presente Codice si rivolge, senza distinzione alcuna, a:

  • Componenti del Consiglio di Amministrazione di ognuna delle società costituenti il Gruppo
  • Dirigenti, dipendenti e collaboratori, sia interni che esterni, di ognuna delle società costituenti il Gruppo
  • Fornitori, consulenti, partner e qualsiasi figura operi per conto di ognuna delle società costituenti il Gruppo

Si intende che ognuno dei “Destinatari” del Codice si impegni attivamente all’attuazione dello stesso e a segnalare appositamente ove si ritenga si sia verificata una violazione.

1.3 Reperibilità

Il presente Codice viene messo a completa disposizione di ognuno dei Destinatari e sarà consultabile in qualsiasi momento in formato elettronico al seguente indirizzo: www.adamantiagroup.it/codice-etico-adamantia-group

Qualora, a causa di problemi tecnici questo non sia consultabile tramite l’indirizzo web sopra, sarà possibile richiederlo per iscritto all’indirizzo di posta elettronica: info@adamantiagroup.it

Ogni eventuale modifica o aggiornamento del Codice Etico in oggetto dovrà essere pubblicata con una data di validazione corretta. 

2. Principi del codice

 

2.1 Trasparenza 

Adamantia Group assicura la totale trasparenza nello svolgimento di tutte le attività aziendali. Questo implica che ogni attività aziendale dovrà risultare attendibile e legittima, completa di documentazione valida a dimostrarne la veridicità. A tale scopo, Adamantia Group si impegna, nel pieno rispetto della normativa vigente, a fornire informazioni complete ed esaustive in materia contabile e di gestione. 

2.2 Correttezza, integrità e imparzialità

Correttezza, integrità e imparzialità rappresentano per Adamantia Group dei valori fondamentali in ogni ambito aziendale in cui si opera, compreso quello sociale dei rapporti interni con i dipendenti e collaboratori, ed esterni con clienti e fornitori. 

In nessun caso il legittimo interesse di Adamantia Group e dei suoi Destinatari deve entrare in conflitto con i valori sopracitati, in quanto imprescindibili.

Atteggiamenti o azioni che favoriscano discriminazione, disparità o clientelismo entrano in conflitto con i requisiti di inclusione, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto che Adamantia Group sponsorizza e pertanto saranno opportunamente sanzionati.

2.3 Rispetto della persona e dei diritti umani

Adamantia Group si impegna a tutelare per tutti i suoi collaboratori l’incolumità e i diritti fondamentali umani e non tollererà in nessuna circostanza atteggiamenti o azioni atte a discriminare, denigrare o violare la persona.

In materia di tutela del lavoro Adamantia Group garantisce a tutti i suoi collaboratori un ambiente di lavoro idoneo e pienamente conforme alle normative vigenti e rifiuta in maniera assoluta ogni forma sfruttamento, sia questo lavoro minorile, forzato o degradante per la persona. 

Adamantia Group riconosce e supporta la tutela del lavoro nella sua interezza, delle libertà sindacali, della sicurezza e della salute sul luogo di lavoro. 

2.4 Rispetto del patrimonio aziendale

Tutti i Destinatari del presente Codice devono operare nel massimo rispetto delle procedure interne e delle policy aziendali che regolamentano l’utilizzo dei beni aziendali. 

Ogni Destinatario è da ritenersi responsabile dell’utilizzo dei beni che gli sono stati affidati e della loro cura, questo ne include la manutenzione o la segnalazione della necessità di manutenzione. 

Eventuali usi impropri dei beni aziendali o mancate segnalazioni in caso di danni o minacce (sia fisiche che informatiche) saranno opportunamente sanzionati secondo normativa vigente. 

I Destinatari sono inoltre tenuti a rispettare le leggi in vigore in materia di proprietà intellettuale compresi i diritti altrui sui siti web, sui software, sui database e su ogni materiale protetto dalla normativa in materia di diritto d’autore.

2.5 Tutela dell’ambiente

Per Adamantia Group la salvaguardia dell’ambiente è uno dei principi fondamentali che ispira e sul quale si basa l’attività della Società. 

I Destinatari del Codice devono assumere un comportamento consapevole verso l’ecosistema ed evitare qualsiasi tipo di azione rischiosa che possa mettere a repentaglio l’ambiente. 

Qualora si verificasse una violazione di questo principio, i Destinatari hanno il dovere di segnalarlo tempestivamente alla Società.

3. Rapporti esterni

 

3.1 Rapporti con i clienti

Adamantia Group garantisce ai clienti, sia privati che pubblici, il pieno svolgimento e adempimento delle attività definite contrattualmente secondo il principio di correttezza e di buona fede. 

I rapporti con i clienti dovranno sempre avere luogo in condivisione, collaborazione, trasparenza e accompagnati da massimo rispetto e cortesia. Saranno quindi considerati inaccettabili rapporti disonesti, non chiari o in cui qualsiasi delle parti venga discriminata. 

3.2 Rapporti con i fornitori

I fornitori di cui si avvale Adamantia Group hanno il dovere di essere conformi nel pieno rispetto della legalità e dei principi cardine del presente Codice. 

La selezione e l’affiliazione ai fornitori, e conseguentemente di acquisto di beni o servizi, avviene secondo il rispetto della libera concorrenza, della qualità del bene e/o servizio e del reciproco rispetto di tale collaborazione. Adamantia Group sanziona pertanto qualsiasi tipo di comportamento pregiudizievole, favoritismo o discriminazione. 

3.3 Rapporti con la pubblica amministrazione 

Adamantia Group garantisce piena trasparenza in tutti i rapporti con la pubblica amministrazione, enti pubblici e pubblici incaricati o ufficiali. In tali rapporti non saranno quindi in alcun modo tollerati: 

  • offrire o promettere, direttamente o indirettamente, denaro o altre utilità, sotto qualsiasi forma, ai referenti dei soggetti pubblici o a loro familiari;
  • privilegiare o proporre opportunità d’impiego e/o commerciali ai referenti della Pubblica Amministrazione, ad altri soggetti pubblici e/o a loro familiari;
  • esercitare illecite pressioni o tentare di instaurare relazioni personali di favore, influenza o di ingerenza nei confronti di detti soggetti e tali da condizionarne, direttamente o indirettamente, l’operato;
  • sollecitare od ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione della Società o di un soggetto pubblico o comunque tali da determinare una disparità di trattamento o favoritismo in procedure ad evidenza pubblica;
  • aderire a qualsiasi richiesta di contributi/sponsorizzazioni/donazioni che possano influenzare o favorire la Società in caso di controlli/ispezioni/verifiche da parte delle Autorità.

Qualora qualsiasi Destinatario riceva richieste di denaro o altra utilità non dovuti da parte di soggetti pubblici è tenuto a darne tempestiva comunicazione alla Società.

3.4 Rapporti con i canali di informazione

Qualsiasi comunicazione effettuata attraverso qualsiasi mezzo e/o strumento da parte della Società dovrà essere chiara, veritiera e trasparente. L’interazione di qualsiasi genere da parte dei Destinatari con i contenuti pubblicati dalla Società dovrà essere conforme ai valori fondamentali enunciati in questo Codice. L’utilizzo improprio o l’appropriazione intellettuale dei contenuti della Società verranno severamente sanzionati. 

Gli strumenti e i mezzi di comunicazione della Società sono tenuti esclusivamente dai soggetti appositamente designati e devono in ogni momento essere conformi alla politica di comunicazione aziendale e al buon senso civico. 

3.5 Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

Adamantia Group, nel rispetto delle norme vigenti, sostiene la libera affiliazione politica e sindacale dei Destinatari, ma non eroga in alcun modo contributi atti a finanziare partiti politici, movimenti, organizzazioni o associazioni politiche e/o sindacali né dei loro rappresentanti o candidati. 

3.6 Regali, gratuità e omaggi

Adamantia Group vieta ad ogni Destinatario di offrire e ricevere denaro, regali o benefici a titolo personale per conto della Società che possano in qualsiasi modo creare favoritismi e/o discriminazione. 

Sono consentiti omaggi, regali o atti di cortesia commerciale purché di modico valore e, comunque, tali da non influenzare e/o compromettere l’integrità e l’autonomia di giudizio dei soggetti a cui sono rivolti.

Chiunque riceva omaggi e regali eccedenti le normali pratiche commerciali e di cortesia, in conformità a quanto previsto dalle policy aziendali, sarà tenuto a informare immediatamente la Società. 

3.7 Anticorruzione e antiriciclaggio

Adamantia Group rifiuta categoricamente qualsiasi comportamento o attività con scopi illeciti quali corruzione, ricettazione e riciclaggio di denaro. 

I Destinatari hanno il dovere di segnalare alla Società rapporti di affinità e/o parentela con esponenti della pubblica amministrazione. 

In materia di antiriciclaggio Adamantia Group è opportunamente dotata di strumenti per il controllo ed il contrasto del fenomeno di riciclaggio. Il controllo viene svolto da parte della Società prima di instaurare un rapporto lavorativo verificando le informazioni a disposizione e nel corso del rapporto prestando regolarmente attenzione a fatture, pagamenti e ogni altro documento fiscalmente rilevante. 

3.8 Conflitto di interessi

Adamantia Group si impegna ad applicare le proprie politiche aziendali affinché non si verifichino in alcun modo conflitti di interessi. 

Tutti i Destinatari devono astenersi da situazioni che potrebbero minare l’attività o la reputazione delle Società anche solo se in maniera potenziale o indiretta. Questo include, ma non si limita al trarre vantaggi personali dall’utilizzo di beni o informazioni con cui si è entrati in contatto durante lo svolgimento dell’attività aziendale. 

Ogni situazione che possa determinare un conflitto, anche solo potenziale, con gli interessi di Adamantia Group dovrà essere tempestivamente comunicata alla Società. 

4. Politica del personale

 

4.1 Selezione e assunzione del personale

In fase di selezione ed assunzione del personale Adamantia Group garantisce uguaglianza e pari opportunità a tutti i candidati e ripudia qualsiasi tipo di discriminazione della persona. 

Le attività di recruiting sono soggette ad un’accurata valutazione dei candidati sulla base dei requisiti necessari per ricoprire la posizione aperta e sulla conformità di quest’ultimi alle policy aziendali globali e di reparto. 

4.2 Gestione del personale 

Adamantia Group garantisce a tutti i dipendenti un rapporto basato sull’uguaglianza, pari opportunità e reciproco rispetto. Non verranno tollerati in alcun modo comportamenti atti a discriminare sul luogo di lavoro.

La Società non intratterrà alcun rapporto con tutti quei Destinatari che non adempiono alla legge incluso, ma non limitato a lavoratori privi di permesso di soggiorno e fornitori che utilizzano manodopera irregolare.

Adamantia Group si impegna affinché ogni dipendente possa trarre una crescita professionale dal rapporto di lavoro attraverso formazione e informazione, addestramento e aggiornamento, consapevole che le risorse umane costituiscono un pilastro fondamentale dell’attività aziendale. 

4.3 Sicurezza e salute del personale sul luogo di lavoro

Adamantia Group si impegna a provvedere un ambiente di lavoro sicuro e positivo e a fornire strumenti per adempiere completamente alla normativa che regola la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro.

La Società sostiene e promuove una cultura della sicurezza aziendale attraverso formazione, prevenzione e visite mediche del lavoro e tutto il personale è tenuto ad attuare le prescrizioni previste. 

4.4 Whistleblowing e segnalazioni di illeciti

Adamantia Group non tollererà in alcun modo atti o comportamenti discriminatori, molesti o violenti nei confronti di qualsiasi persona interna o esterna all’organizzazione. 

La Società, in conformità con la normativa vigente in materia di whistleblowing, tutela il segnalante e la privacy qualora venga presentata una segnalazione di illecito e garantisce la presa in carico e risoluzione come da policy aziendale.

5. Trasparenza contabile e finanziaria

 

5.1 Controlli interni

Adamantia Group si riserva il diritto di monitorare internamente eventuali non conformità al fine di mantenere efficienti le attività aziendali ed evitare di incorrere in rischi anche solo potenzialmente dannosi per la Società. 

Tutti i Destinatari, nel limite delle loro funzioni lavorative, hanno la responsabilità delle operazioni e delle attività effettuate e devono essere in grado di giustificarle tramite documentazione valida.

5.2 Tracciabilità delle operazioni

Ogni informazione contabile che concerne Adamantia Group è diffusa nella massima trasparenza e onestà così come ogni documento contabile redatto dovrà rispondere ai requisiti di accuratezza e veridicità. 

Tutte le azioni ed operazioni contabili connesse ad Adamantia Group dovranno essere autorizzate, tracciabili, legittime e coerenti, nonché supportate da adeguata documentazione, la quale dovrà essere conservata per poter garantire, in ogni momento, l’espletamento di eventuali controlli volti ad attestarne le caratteristiche, i motivi e la legittimità, anche al fine di identificare chi ha autorizzato, effettuato e verificato le medesime.

Tutto il personale che opera per conto di Adamantia Group, compresi

gli organi dirigenti e i soci, sono obbligati a:

  • rispettare le leggi e i regolamenti applicabili, le procedure e le prassi operative adottate da Adamantia Group e dalle società che ne fanno parte in materia di contabilità e redazione del bilancio;
  • adoperarsi affinché non vengano posti in essere comportamenti che possano arrecare pregiudizio alla trasparenza e alla tracciabilità delle informazioni contenute in bilancio;
  • collaborare affinché la attività di gestione siano rappresentate correttamente e tempestivamente all’interno delle scritture contabili della medesima;
  • diffondere o rendere disponibili all’esterno informazioni di carattere amministrativo, finanziario e contabile solo previa autorizzazione del proprio responsabile;
  • fornire, ai soggetti incaricati degli audit e a tutti i soggetti autorizzati ad accedere e a visionare la documentazione, le informazioni richieste in base alle loro necessità o comunque necessarie per le attività dalle stesse condotte;

6. Riservatezza e protezione dei dati

 

6.1 Riservatezza delle informazioni

Adamantia Group garantisce la totale riservatezza sulle informazioni in proprio possesso. Tali informazioni devono considerarsi, in ogni caso, di proprietà della Società e non possono essere comunicate o divulgate a terzi e all’esterno senza specifica autorizzazione della Società, nel rispetto delle procedure organizzative in vigore.

I Destinatari devono mantenere la massima riservatezza sulle informazioni di cui siano venuti a conoscenza o comunque in possesso nel corso o in occasione dello svolgimento della propria attività.

6.2 Protezione dei dati

Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito di Adamantia Group avviene nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, al fine di salvaguardare il diritto alla privacy di tutti gli interessati che interagiscono a qualsiasi titolo con la medesima.

A tal fine la Società ha adottato ed implementato specifiche policies  atte a garantire la protezione e la sicurezza delle informazioni e dei dati personali trattati nell’ambito della medesima.

7. Controllo, segnalazioni e sanzioni

 

7.1 Controllo sull’applicazione del Codice

Le norme e i principi enunciati nel presente Codice sono considerati imprescindibili e fondamentali, e per questo la mancata osservanza comporterà all’attuazione di adeguate sanzioni previste dalle policies aziendali in essere e/o dalle Autorità competenti. 

Adamantia Group si riserva il diritto di controllare l’applicazione del presente Codice in qualsiasi momento con i dovuti mezzi e sempre nel rispetto della privacy dei Destinatari. 

7.2 Segnalazioni sulla violazione del Codice

Adamantia Group garantisce la corretta osservanza del presente Codice. I Destinatari sono tenuti ad informare tempestivamente la Società di ogni violazione e/o comportamento contrari alle disposizioni contenute nel Codice Etico di cui dovessero venire a conoscenza.

Le segnalazioni potranno essere inviate in forma scritta al seguente indirizzo di posta elettronica: info@adamantiagroup.it

7.3 Sanzioni applicabili

La violazione, da parte dei dipendenti, delle disposizioni contenute nel Codice Etico costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e, di conseguenza, un illecito disciplinare sanzionabile delle disposizioni del CCNL applicato e della normativa vigente.

Tali sanzioni saranno applicate sulla base del rilievo e delle gravità della violazione riscontrata e accertata.

Ogni comportamento posto in essere da parte dei consulenti, fornitori e comunque da ogni partner commerciale di Adamantia Group che rappresenti una violazione delle disposizioni contenute nel Codice Etico, è sanzionato secondo quanto previsto nelle specifiche clausole inserite nei relativi contratti, le quali dovranno essere espressamente accettate e dovranno consentire alla medesima di risolvere il contratto ovvero, in alternativa, di chiedere l’adempimento dello stesso, fatto comunque salvo il risarcimento del danno.

8. Validità e aggiornamento del codice

 

8.1 Entrata in vigore

Il presente Codice Etico è stato adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione di ognuna delle aziende che costituiscono Adamantia Group in data 22/01/2025

La sua validità decorre dalla data sopracitata.

8.2 Policy di aggiornamento

Il presente Codice potrebbe subire modifiche e/o aggiornamenti. Per consultare la versione corrente fare riferimento alla pagina pubblicata al seguente indirizzo www.adamantiagroup.it/codice-etico-adamantia-group